روش اجرایی کنترل مستندات
هدف ازایجاد روش اجرایی کنترل مستندات ،كنترل تمامي مدارك واطلاعات سيستم مديريت یکپارچه دركليه مراحل تهيه، تأييد، تصويب، انتشار وتوزيع، نگهداري، بازنگري وتغيير،ابطال ومنسوخ شدن مدارك است.در روش اجرایی کنترل مستندات سازمان می‌تواند تمامی مستندات ایجاد شده رارویت نمایدو ازبروز هرگونه خطا عمدی وسهوی تاحد امکان جلوگیری کند.
برای تهیه وتدوین روشهای اجرایی ازافراد باسمتهای مربوطه استفاده می‌شود. برای تهیه وتدوین روش اجرایی کنترل مستندات نماینده مدیریت مسئول انجام کار می‌باشد. نماینده مدیریت برتهیه واجرای روش اجرایی کنترل مستندات نظارت می‌کند. همچنین مسئولیت اجرای این روش درسازمان برعهده بخش سیستم مدیریت یکپارچه (IMS )است.
در سیستم مدیریت یکپارچه مستندات وروشهای اجرایی مستندات مرتبط‌با استانداردهای ISO9001:2015و ISO14001:2015 و OHSAS18001:2007تدوین شده است. این مستندات شامل نظام نامه، روشهاي اجرايي، دستورالعملهاو فرمها است. تمامی مستنداتی که درسازمان ایجاد می‌شود بایدمراحلی راطی کنند تااعتبار لازم راداشته باشند.
خط مشی سازمان تنها مستندی است‌که تماما توسط مدیرعامل طراحی وتصویب می‌شود. خط مشی نمایانگر برنامه‌ها واهداف کلی وکلان سازمان است‌که مدیرعامل کاملابه آنها اشراف دارد.
نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه مستندی است‌که نماینده مدیریت آنرا بصورت پیش‌نویس تهیه می‌کند ولی مدیر عامل باید آنرا تصویب کند. درسایر روش های اجرایی نیزهریک ازمدیران بخش مربوطه پیش نویسی ازروش اجرایی، فرمهای موردنیاز یادستوالعملها تهیه می‌کنند. این پیش نویسها پس ازبررسی توسط نماینده مدیریت واشکال زدایی وتایید، برای تصویب نهایی به مدیرعامل ارجاع می‌شود. درجدول زیرروند تهیه مستندات بطور کامل بیان شده است.
| نوع مستندات | تهیه كننده | تایید کننده | تصویب كننده | بازنگري | مدت زمان نگهداري نسخ منسوخ |
| نظامنامه | نماينده مديريت | نماينده مديريت | مدیر عامل | نماينده مديريت | 2 سال |
| خط مشی | مدیر عامل | مدیر عامل | مدیر عامل | مدیر عامل | 2 سال |
| روشهاي اجرايي | مدير مرتبط | نماينده مديريت | مدیر عامل | مدير مرتبط | 1 سال |
| دستور العمل ها | مدير مرتبط | نماينده مديريت | مدیر عامل | مدیر مرتبط | 1 سال |
| فرم ها | مدير مرتبط | نماينده مديريت | مدیر عامل | مدير مرتبط | 1 سال |
| مستندات برون سازمانی | تمامی مستندات برون سازمانی بعد از تصویب مدیر عامل مورد استفاده قرار میگیرند | 2 سال | |||
تمامی مستنداتی‌که به‌تصویب مدیرعامل می‌رسد ونهایی می‌شوند در فرم فهرست مستندات معتبر باکد F-01 (این نحوه کدگزاری به عنوان مثال وبرای درک بهتربیان شده است، شما می توانیداز کدگزاری مخصوص سازمان خوداستفاده نمایید)ثبت می‌شوند. این فرم فهرست مستندات به صورت مرجع عمل می‌کند وشما می‌توانید به راحتی هر مستندی راکه نیازدارید بیابید.
همچنین دراین فرم فهرست مستندات ،گیرندگان هرکدام ازمستندات مشخص هستند ودر صورتی که مستندی به روزرسانی شود به راحتی می‌توان ازدارندگان نسخ درخواست تعویض نسخه جدید بانسخه قدیمی مستندات راداشت. همچنین دراین فرم فهرست مستندات زمانیکه فرمی بروزرسانی گردد تمامی افراد مربوطه مستندات جدید رادریافت می‌کنندو ازاستفاده ازنسخه های قدیمی ونامعتبر جلوگیری می‌شود.
دراین فرم تاریخ بازنگری برای هرمستند درصورت بروزرسانی وایجاد تغییرات یاداشت میگردد.
فرم فهرست مستندات سیستم مدیریت یکپارچه بصورت زیراست ودر آن نام وکد مستند بیان شده است. در فهرست مستندات سیستم مدیریت یکپارچه که دراینجا با F-01 مشخص شده است نسخه مورد استفاده این فهرست رانیز مشخص می‌کند.
زمانیکه مستندات تهیه شد ودر فرم فهرست مستندات طبقه بندی شد بایددر اختیار بخشهای مربوطه قرارگیرد. توزيع مستندات در فرم توزیع مستندات باکد F-02 (لازم به یادآوری است کدگزاریها صرفا برای مثال می‌باشد)یادداشت میگردد. دراین فرم نام فرد تحویل گیرنده مستندات وتاریخ تحویل بیان می‌شود.
مستندات معتبر بایددارای مهر آبی رنگ اعتباردارند باشد ودر صورتیکه مستندی اعتبار ساقط شد بایدروی آن مهر قرمز اعتبارندارد درج شود.
مستندات منسوخ شده نیزدر فرم فهرست مستندات منسوخ شده باکد F-03 (خاطرنشان می‌شودکه شمامی‌توانیدازهمین کدگزاری یاکدگزاری مخصوص سازمان خوداستفاده نمایید)نوشته می‌شودتا ازبروز مشکل دراستفاده سهوی ازمستندات جلوگیری می‌شود.
در فهرست مستندات منسوخ شده نام مدرک وکد مدرک منسوخ شده یادداشت می‌شود.همچنین ممکن است خوداین فرم نیزتغییراتی داشته باشدکه بایددر فرم جدید فرم منسوخ شده ثبت گردد.
استفاده‌از روش اجرایی کنترل مستندات درسازمان بسیار پراهمیت است. درواقع روش اجرایی کنترل مستندات گام نخست‌در پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه درسازمان می‌باشد.
برای دانلود کامل روش اجرایی کنترل مستندات کلیک بفرمایید.
خواندن مقالات زیر بشما پیشنهاد میگردد :
متقاضیان گواهینامه ایزو ،در گوگل اینگونه جستجو مینمایند :